ÚvodAktuality → Ako postupovať efektívne k vyriešeniu problémov s pomocou praktického prístupu zvaného PDCA

Ako postupovať efektívne k vyriešeniu problémov s pomocou praktického prístupu zvaného PDCA

27.03.2017

Nech robíme čokoľvek, vždy stojíme pred určitou formou problému. Pokiaľ existuje cieľ, existuje aj problém.

Vyhovieť novým požiadavkám zákazníka, zvýšiť kvalitu výrobku, znížiť zmätkovitosť spôsobenú zriaďovaním stroja, naplánovať dosiahnutie organizačných cieľov, dosiahnuť lepšieho podielu na trhu, alebo chceme lepší plat, schudnúť či vyhrať olympiádu.

Tu všade stojíme tvárou v tvár problému.


PROBLÉM môžeme definovať ako medzeru medzi naším súčasným stavom a stavom, v ktorom by sme mali alebo chceli byť.

Napríklad – robíme niekde chybu (súčasný stav) a tým pádom neplníme náš štandardný stav (stav kde by sme mali byť), alebo stojíme pred požiadavkou zákazníka, ktorý po nás chce napríklad lepší Lead Time a tým nás stavia pred problém (stav kde by sme chceli byť).


Aby sme ale boli schopní problém vyriešiť čo najlepšie a v čo najkratšom čase, je dobré, keď vieme, čo robíme.

Zaoberať sa len tými problémami s jasnou prioritou – to znamená tými, ktoré majú na dosiahnutí našich cieľov veľký a skutočný vplyv a neplytvať energiou na problémy zdanlivo dôležité, ale bez efektu na náš rozvoj.

Riešiť problémy až do konca. Nezalepovať náplasťami viditeľné, povrchové zranenia, ale hľadať viac do hĺbky a operovať až k zdrojom vnútorného krvácania – hľadať a odstraňovať koreňové príčiny.

A práve pre to, aby sme si mohli byť vždy istí, že nasledujeme tú správnu cestu pre riešenie a vyriešenie našich problémov – pre zaistenie nášho neustáleho rozvoja, vznikol v Toyote prístup zvaný PDCA (Skratka štyroch anglických slov – Plan, Do, Check a Act).

PDCA je prístup praktický, tj. nesie v sebe určitý postup a metodiku, ktorú je veľmi dôležité nasledovať. Je to akýsi sprievodca postupom riešenia nášho problému, vďaka ktorému sa nikdy nestratíme a vždy budeme vedieť, kadiaľ ďalej ísť.


Slovo PRAKTICKÝ nájdeme vo významovom slovníku ako: vzťahujúci sa k akcii, reálny, skutočný, skúsený v danej práci, majúci zmysel pre realitu, vhodný alebo účelný.


Zároveň je to ale prístup aj vedecký a na tento fakt sa veľmi často zabúda. To ale preberieme v inom článku.

Aj keď stále ešte dosť zvysoka, ale aj tak – poďme sa na celé PDCA, pozrieť trochu viac zblízka:

PDCA – praktický prístup

Ako už viete, PDCA je skratka slov. A tieto slová predstavujú jednotlivé fáze celého PDCA cyklu:

PLAN (Plánuj)

Síce najrobustnejšia, ale tiež najdôležitejšia fáza celého PDCA. Z časového hľadiska zaberá najviac času. Zo svojej praxe môžem povedať, že vo väčšine prípadov zaberie fáza Plan polovicu, a aj viac percent z celkového času života projektu.

Dáva to ale zmysel, keď sa pozrieme na to, čo všetko táto fáza zahŕňa:

  • Definícia a popis problému
  • Popis súčasného stavu
  • Formulácia cieľového – budúceho stavu
  • Analýza koreňovej príčiny
  • Formulácia hypotéz a identifikácia stakeholderov
  • Návrh a predpoveď efektu protiopatrení k dosiahnutiu cieľového stavu
  • Získanie povolenia stakeholderov k implementácii protiopatrení

Je skutočne veľmi dôležité žiadny z krokov neodbiť a svedomito si každým z nich prejsť. Inak sa totiž môže stať, že napríklad nebudeme mať dostatok informácií pre formuláciu správnych protiopatrení, alebo dokonca môžeme už od začiatku riešiť iný problém, než je treba.

Pokiaľ chcete problém skutočne vyriešiť, venujte fáze Plan maximum úsilia.

Obrovským benefitom je zároveň aj to, že pokiaľ sa práca v tejto fáze nezanedbá bude veľkou mierou prispievať k redukcii odporu k chystaným zmenám.

DO (Konaj)

Fáza implementačná, kde naše protiopatrenia uvádzame do života a fyzicky tvoríme náš budúci stav.

V tejto fáze je dôležité nie len kontrolovať, že veci robíme skutočne tak, ako sme si ich naplánovali, ale zároveň je treba evidovať každý krok, ktorý sme urobili.

Stále musíme počítať s tým, že naše zlepšenia nebudú mať taký efekt, aký sme očakávali (možná aj horší, než pred tým) a v tom prípade je lepšie vrátiť sa do pôvodného stavu.

Toto je tiež dôvod, prečo je treba mať u každého protiopatrenia odhad ich efektu na zvolenú metriku, podľa ktorej tento efekt budeme následne merať.

CHECK (Skontroluj)

Kontrola našej úspešnosti v zlepšení, resp. v postupe k vyriešeniu nášho problému.

Sledujeme, kontrolujeme a meriame, či sme si v predchádzajúcich fázach PDCA viedli dobre a naše protiopatrenia mali očakávaný efekt.

Nemerajte len celkový efekt všetkých protiopatrení na problém, ale lepšie – merajte efekt každého protiopatrenia zvlášť. Len tak spoznáte, ktorý zákrok mal aký účinok na problém.

Zistíte tak napríklad aj to, že niečo, čo ste pre vyriešenie problému urobili, nemalo efekt vôbec žiadny. A potom máte ďalšiu tému k diskusii.

ACT (Jednaj)

V úvodzovkách „posledná“ fáza cyklu PDCA. Rovnako ako fáza P, býva často ani nie tak odbitá, ako skôr nesprávne chápaná.

Je to fáza, kedy vyvíjame činnosti k tomu, aby sme naše potvrdené zlepšenie udržali a zaviedli ho do nového života tých, ktorých sa nový stav týka a dotýka (stakeholderi).

V prípade zlepšenia procesu vo výrobe to môže byť vytvorenie nového štandardu. Keď schudnete na svoju cieľovú váhu, toto je fáza, kedy sa snažíte vytvoriť si nové stravovacie návyky, aby ste zase nezačali priberať. Alebo keď splníte nové požiadavky svojho dôležitého zákazníka, uistíte sa, že po prvej dodanej zákazke sa zase nevrátite do starých koľají a neupadnete do vražedného kolobehu sťažností a reklamácií.

Tu to ale nekončí. PDCA totiž počíta s tým, že sa budete chcieť ďalej rozvíjať.

V tejto fáze teda nie len štandardizujete svoje úspechy, ale zároveň hľadáte možnosti kadiaľ sa ďalej vydať.

Odpovedajte si na otázky ako:

  • Kam sa môžeme ďalej posunúť?
  • Kto ďalší by mal o mojom úspechu vedieť?
  • Kto sa z neho môže poučiť a mať z neho prospech?
  • Kto mi pomôže dostať sa ďalej?
  • Koho svojim úspechom ovplyvňujú?
  • Kto bude ešte potrebovať moju pomoc s adaptáciou na nový stav?

Je treba pochopiť, že splnením cieľov naše aktivity nekončí, ale skôr veľa nových aktivít práve začína.

Čo je nutné si uvedomiť je to, že PDCA nie je uzavretý kruh, ale cyklus na seba navzájom do nekonečna nadväzujúcich PDCA cyklov.

Nekonečný rozvoj a inovácie. To je to, čo nás PDCA učí a kam nás vedie… Ešte nám zostáva pozrieť sa na to, čo PDCA skrýva v onom vedeckom prístupe na riešenie problémov. To si objasníme v druhej časti tohoto článku.

Ako som písal na začiatku, všetci kto sa chceme rozvíjať, máme problémy. A čím ďalej sa dostávame, tým viac problémov nechávame za sebou a zároveň aj viac problémov nachádzame pred sebou. Preto je potreba naučiť sa s problémami pracovať. Preto je nutné sa nových problémov nebáť a vítať ich s otvorenou náručou, pretože nové problémy znamenajú pokrok a rozvoj.

Naučte sa aj VY efektívne zvládať problémy a nechajte nás, vám pri tom ponúknuť pomoc. Prihláste sa na naše školenie A3/PDCA – Problem Solving Expert.

Viac informácií nájdete TU.

Autor: Josef Procházka, ICG Slovakia

 
 

Kalendár školení

Kontakty

ICG Slovakia s. r. o.
HUB Bratislava
Černyševského 10
Bratislava - Petržalka
851 01 
Telefón:
+420 775 013 871
Email:
office(at)integratedconsulting.sk