bg-procesni-audit

Procesný audit - Productivity Scan

Vyberieme oddelenie a vykonáme hĺbkový audit procesov a využitia kapacít ľudí. Nájdeme príležitosti v procesoch, v prerozdelení práce a radikálne zvýšime priepustnosť a produktivitu.
Zmeriame súčasnú úroveň produktivity/efektívnosti na oddelení a skokovo ju zvýšime
Produktový list

Stiahnite si informácie o službe Procesný audit - Productivity Scan vo formáte PDF.

Stáhnout

Ak máte pocit, že produktivita oddelenia a vyťaženosť zamestnancov kolíše, alebo sa vám zdá, že niektorí zamestnanci sú prepracovaní a iní nevyužití, môžeme spoločne vykonať analýzu produktivity oddelenia, tzv. „Productivity Scan“. Spoločne vyberieme oddelenia, ktoré sa majú analyzovať, a pripravíme audit procesov.

V prvom kroku zmapujeme všetky procesné činnosti na oddelení a pripravíme stratégiu merania dát a produktivity. Všetko robíme otvorene a do každého procesu zapájame všetkých reprezentatívnych účastníkov. Na základe vstupov pripravíme plán zberu dát a tzv. snímkujeme rozloženie aktivít v priebehu dňa. Náš skúsený tím „zberačov údajov“ je veľmi empatický, pozoruje procesy a identifikuje čiastkové súvislosti. Tím vykoná kalibráciu a začne merať časy jednotlivých procesov a ďalšie potrebné informácie. Okrem údajov zhromažďujeme aj návrhy, príležitosti na zlepšenie procesov a technické zlepšenia.

Po podrobnom zbere dát nasleduje analýza údajov, ktorú vytvárajú naši skúsení Black Belti. Meriame využitie kapacity ľudí (index TTE), variabilitu výkonov, ale zohľadňujeme aj pridanú hodnotu jednotlivých činností. Všetko spracujeme do výstupu s naším odporúčaním.

Výsledkom tohto auditu procesu je štúdia kapacity, ktorá opisuje čo najvernejší obraz skutočnej výkonnosti. Formou malých workshopov Kaizen, ktoré sú súčasťou, hľadáme spôsoby, ako zlepšiť proces alebo inak alokovať zdroje.

Ak chcete pochopiť, merať a optimalizovať procesy naprieč celou firmou, môžeme vám tiež pomôcť zaviesť procesne riadenú organizáciu.

 

Náš postup na dosiahnutie cieľa – Roadmapa

1

Stanovenie rozsahu a cieľov

Identifikujeme tímy a procesy na diagnostiku

2

Mapovanie činností oddelení

Identifikujeme procesné činnosti a príležitosti

3

Snímkovanie kapacity

Zbierame dáta na oddelení od jednotlivých zamestnancov

4

Analýza údajov

Vyhodnotíme procesné a kapacitné dáta a vizualizujeme ich

5

Tvorba koncepcie a plánu zlepšenia

Vytvárame návrhy a spoločne ich overujeme na workshopoch

Ciele a benefity


Finančné úspory
(znižovanie personálnych nákladov)

Vyššia produktivita –
vyššia produkcia

Rýchlejší procesný čas
(eliminácia nadbytočných aktivít)

Možnosť lepšie alokovať prácu medzi ľudí

Rýchlejšie reagovať na zmeny v zadaní (agilita)

Posilniť komunitu a ukázať silu spoločnej práce

Ukážky prinosov

42 % Nadbytočných reportov bolo zrušené po procesnom audite v oddelení Reportingu.

Dopady: 2 FTE prealokované zo štandardných reportov na Manažérske a PowerBI reporty, kde sa pôvodne malo naberať. Vplyv v nákladoch 1,8 mil Sk + rýchlejšie ad hoc reporty. Kde: Služby, oddelenia, ktoré sa primárne zaoberalo štandardnými dopadmi

+35 % Zvýšenie dennej produktivity spracovaných zmlúv na osobu z 34 na 47 zmlúv.

Dopady: Zníženie rozpracovanosti zmlúv, ktoré zapríčinili neskoré odpovede zákazníkom. Vplyv na NPS a celkovú akceptáciu ponúk. Vplyv v tržbách 4,4 mil Sk. Kde: Backoffice Telekomunikačné spoločnosti

-4 FTE Kompletná revízia oddelenia Prevádzkovej Administratívy logistickej spoločnosti.

Dopady: 6 oddelení revidovaných, 12 kľúčových procesov analyzovaných a 40 ľudí snímkovaných. Reštrukturalizácia práce, eliminácia nadbytočných aktivít umožnila prealokovať 4 FTE na iné voľné pozície vo firme podľa dohovoru. Benefit 3,5 mil Sk ročne Kde: Administratíva logistiky

Máte záujem o Procesný audit – Productivity Scan? Kontaktujte nás, pripravíme vám ponuku na mieru.

Kontaktné osoby

Milan Gazdík

Partner, konzultant

Libor Čadek

Partner, konzultant

Mám záujem o viac informácií

    Položky označené hviezdičkou (*) sú povinné.

    Vyplnením tohto formulára udeľujem týmto spoločnosti ICG Integrated Consulting Group Slovakia s. r. o., so sídlom Černyševského 10, súhlas so spracovaním mojich osobných údajov, ktorými sú meno a priezvisko, emailová adresa a telefonický kontakt a to pre účely spracovania Vašej žiadosti aj následnej komunikácie.

    Ďalšie podrobnosti o pravidlách ochrany osobných informácii nájdete tu.