To, čo znie ako rozpor, je v skutočnosti celkom logické. V digitálnom veku sa všetko zdá byť rýchlejšie, premenlivejšie a neistejšie. Aby sme sa tomu prispôsobili, musíme byť flexibilnejší a nenechať sa zahltiť chaosom.

„Stať sa agilným znamená, že sa najprv musíte stať štruktúrovanejším, aby ste sa potom mohli stať flexibilnejším.“

Ak chcete začať s agilitou, je veľmi užitočné stanoviť si niekoľko základných princípov pre vašu organizáciu. V prvom rade musíte pochopiť, že agilita je opakom ad hoc. Ak je agilita spôsob riadenia procesov alebo projektov, ad hoc je len inštitucionalizovaný chaos.

V čom je teda rozdiel? Jedným z hlavných cieľov agilného riadenia projektov je synchronizácia partnerov a členov projektu. Pomáha rozlišovať medzi časom na plánovanie a stanovenie priorít a časom, ktorý majú členovia tímu na sústredenie sa na úlohy. Aj keď to znie jednoducho, tento proces sa týka tak úrovne riadenia, ako aj zákazníkov, a každý musí presne pochopiť, kedy a ako sa od neho žiada, aby prijímal rozhodnutia a stanovoval priority. Na dosiahnutie agility je potrebné dodržiavať niekoľko základných zásad:

  • Dodržiavajte dohodu o tom, kedy sa váš agilný projektový tím stretáva a synchronizuje.
  • Stanovte dátumy, kedy vaši zákazníci skontrolujú pokrok projektu a určia priority ďalších krokov.
  • Záväzok a dôvera zo strany vedenia sú nevyhnutné; vedenie sa musí vyhnúť štekaniu príkazov a rozkazom, keď sa veci zaseknú.

Zavedenie agilnej metodiky

Častý požiadavok je: „Potrebujeme agilného trénera, pretože chceme viesť agilné projekty.“ Na rýchly štart si mnohé organizácie môžu vytvoriť potrebné podmienky pomerne jednoducho. Zo skúseností vieme, že agilné riadenie projektov je skôr záležitosťou niekoľkých základných agilných princípov, užitočných nástrojov a zdravého rozumu než rámcov a sofistikovaných metodík. Je nesporné, že niektoré projekty využijú silné stránky SCRUM alebo DevOps. Na agilné riadenie projektu je však potrebné len veľmi málo, zatiaľ čo nárast výsledkov a produktivity môže byť obrovský. Naša „štartovacia sada“ zahŕňa štyri najdôležitejšie témy:

  • Vytvorte vlastný pracovný priestor, fyzický aj virtuálny, napríklad “ war room“ alebo projektový kútik.
  • Vizualizujte prácu pomocou projektovej nástenky (Kanban).
  • Synchronizujte časy práce na projekte a organizujte stretnutia, napr. týždenný stav každú stredu presne o 10:00.
  • Nechajte pracovať nezávislé projektové tímy; v agilných projektoch nie je potrebné (ani čas) riadiť kolegov mikromanagementom.

Naučte sa zlepšovať

Organizované učenie je jednou z najdôležitejších úloh agilných štruktúr. Zatiaľ čo v SCRUM sa znalosti získavajú spätne, Kanban sa zameriava na neustále zlepšovanie. Je dôležité pravidelne sa učiť a premýšľať o tom, čo sa stalo a ako sa môžeme ako tím zlepšiť. To je kľúč k zvýšeniu produktivity. Najvýkonnejšie tímy sú tie, ktoré majú učenie najlepšie zorganizované. V tejto súvislosti môžeme vrelo odporučiť film „Na hromnice o deň viac“, kde môžete vidieť, ako sa Bill Murray stane expertom vďaka neustálemu zlepšovaniu a nekonečnému opakovaniu.

Kde začať

V skutočnosti nikdy alebo takmer nikdy neexistuje jeden správny projekt, s ktorým by ste mali začať. Najčastejšie ide o situáciu, v ktorej sa organizácia práve nachádza. Agilné riadenie projektov nie je novým zázračným liekom, ani okamžite nenahradí váš tradičný prístup. Agilné riadenie projektov je doplnková kompetencia, ktorá sa hodí v situáciách, keď čelíme veľkej neistote. Ďalšou výhodou sú oveľa nižšie režijné náklady v situáciách, keď agilné tímy prijímajú rozhodnutia za pochodu. Tým sa šetria zdroje na riadenie projektov, ktorých je často málo.

Dajte nám vedieť, ak potrebujete pomôcť nahradiť ad hoc prístup agilným prístupom vo vašej organizácii.

Image: scanrail, source: 123RF