ICG Slovakia

Vhodné prístupy v čase neistoty

Pred pandémiou bola agilita v niektorých organizáciách len snahou ísť v ústrety tomuto „novému trendu riadenia“ – bez toho, aby bolo jasné, akému účelu má agilita slúžiť. To sa počas pandémie výrazne zmenilo. Zrazu sme sa všetci ocitli vo svete VUCA, v ktorom je agilný prístup veľmi užitočný.

Jedno je isté: po niekoľkých mesiacoch skúseností s koronavírusom je pojem „VUCA“ ľahko pochopiteľný. Skratka VUCA sa skladá zo slov volatilita, neistota, komplexnosť a dvojznačnosť a už sa nevzťahuje len na jednotlivé odvetvia alebo regióny, ale vo všetkých ohľadoch zahŕňa celé ekonomiky a spoločnosti.

• V – Volatility – znamená, že rozsah a najmä rýchlosť zmien sa masívne zvyšuje.
• U – Uncertainty – znamená, že je čoraz ťažšie robiť rozumné predpovede (blízkej) budúcnosti. Predpovede sú ťažké, pretože situácia sa môže zo dňa na deň dramaticky zmeniť.
• C – Complexity – prispieva k vyššie uvedenej neistote: Príčinné vzťahy, t. j. jasné vzťahy „ak – potom“, sú často skôr výnimkou ako pravidlom. Vzhľadom na vysokú globálnu prepojenosť systémov, štátov, spoločností, ľudí atď. existuje mnoho rôznych vzťahov, ktorých vzájomné pôsobenie je často málo transparentné.
• A – Ambiguity – znamená nejednoznačnosť. Situácie sa zriedka dajú hodnotiť jednoznačne a fakty sa nedajú interpretovať jasne a zrozumiteľne.

Všetky tieto aspekty sme počas prvých týždňov pandémie koronavírusu zažili v miere, ktorá bola pre nás nová: takmer denne sme boli konfrontovaní s novým vývojom a meniacimi sa rámcovými podmienkami, ktoré neumožňovali plánovať dlhšie ako niekoľko dní alebo dokonca hodín. Veľká zložitosť problematiky a skutočnosť, že neexistovali „isté“ fakty (napríklad dostatočne spoľahlivé odhady skutočnej miery infekcie alebo jasný výklad právnych rámcov), pre mnohých, najmä na začiatku, zvyšovali pocit obmedzených možností. Vitajte vo svete VUCA alebo „nového normálu“.

Zamyslime sa na chvíľu: Čo bolo a je užitočné pre to, aby sme sa s týmito rámcovými podmienkami dobre vysporiadali a rýchlo konali? Podľa nášho pozorovania organizácie, ktoré fungovali podľa princípov agility, dokázali vydržať.

Agilné spôsoby práce alebo princípy majú zmysel v kontexte, v ktorom nie je špecifikované „čo“ (napr. problém, cieľ alebo výsledok) ani „ako“ (t. j. proces alebo metóda). Agilné metódy a myslenie sú účinné v komplexných prostrediach a pri riešení zložitých problémov vo svete VUCA.

Záleží na situácii

Dobré zvládanie neistoty

Ktoré agilné pracovné metódy a zásady boli užitočné v prvej fáze pandémie koronavírusu? Mnohé organizácie napríklad rýchlo zaviedli pravidelné, časovo presne vymedzené krátke stretnutia alebo zodpovedajúcim spôsobom prispôsobili svoju existujúcu štruktúru stretnutí. Bez ohľadu na to, či sa tieto stretnutia nazývajú jour fixe, denné alebo týždenné stand-up, alebo krízový tím, sú nevyhnutné pre pravidelné podávanie správ a zisťovanie stavu v neistých časoch a pre koordináciu nadchádzajúcich činností. V podmienkach, keď organizácia musí takmer každý deň prehodnocovať situáciu a prijímať príslušné opatrenia, nepomáha vypracovanie komplexných a najmä dlhodobých plánov. Užitočné je však vysloviť hypotézy o možnom vývoji a primeraných opatreniach a uvažovať v scenároch. V tomto prípade je nevyhnutné profesionálne vyjednávanie, jasný cieľ a program, časový harmonogram a dôsledné moderovanie. Nie je to raketová veda, ale bohužiaľ to stále nie je prirodzené. A to, že stretnutia nazývame inak (či už je to stand-up alebo retrospektíva), neznamená, že plnia svoj účel. To platí o to viac, že mnohí prešli na virtuálne stretnutia. Efektívne a účinné navrhovanie spolupráce vo virtuálnom prostredí, ako aj hľadanie správnej rovnováhy medzi prácou v kancelárii a online, je základnou požiadavkou, ktorá sa v ére koronavírusu stala ešte viditeľnejšou.

Rýchlo sa pustiť do práce

Ďalším užitočným prístupom vo svete Covid-VUCA je začať rýchlo konať. Robte malé kroky, aby ste zistili, či prijaté opatrenia majú zmysel, a v prípade potreby sa rýchlo prispôsobte. Žiadne veľké plány, ale vytváranie „malých krokov“, pozorovanie, učenie sa, prispôsobovanie. Pre mnohé organizácie bola rýchlosť a odvaha konať v súlade s heslom „zatiaľ stačí, aby sme to bezpečne vyskúšali“ novou skúsenosťou. Významnou skúsenosťou v niektorých organizáciách bola aj skutočnosť, že to bolo „dovolené“ a užitočné, nie však neprofesionálne, čo v niektorých prípadoch otriaslo zakorenenou organizačnou kultúrou. V tejto chvíli je dôležité zhodnotiť, ktoré z týchto nových skúseností pomôžu udržať schopnosť konať, prispôsobiť sa budúcim výzvam a ako tieto užitočné vzorce stabilizovať.

Ďalším aspektom agilných spoločností, ktorý niektoré organizácie počas krízy skutočne pocítili po prvýkrát, sú dobre fungujúce, vysoko výkonné tímy. Teda tímy, ktoré dokážu rýchlo konať aj na diaľku, bez priameho vedenia a koordinácie v kancelárii. Aké však boli alebo sú faktory úspechu takýchto tímov? Jasný spoločný cieľ a úloha a vlastný „manévrovací priestor“ – prvky, ktoré umožňujú samoorganizáciu a autonómiu – sú nevyhnutné. Tímy, samozrejme, nemôžu a nemali by konať izolovane od ostatných v organizácii, ale mali by pracovať veľmi nezávisle v rámci vymedzeného rámca alebo na základe vlastných úloh. To platí nielen na úrovni tímu, ale aj pre jednotlivých členov tímu. Vo vysoko výkonných tímoch jednotlivci konajú a nereagujú len na konkrétne pokyny. Agilné tímy sa pravidelne koordinujú a zosúlaďujú vďaka nástrojom, ktoré zabezpečujú transparentnosť všetkých relevantných činností (ako sú najmä nástenky Kanban). Členovia tímu sú proaktívni a sami si vyhľadávajú úlohy, keď je potrebné niečo urobiť (namiesto toho, aby boli do niečoho tlačení). Takéto správanie je možné len vtedy, keď existuje jasný štandardný rámec a úlohy a existuje vzájomná dôvera. Manažéri tu zohrávajú rôzne úlohy – vytvárajú kontext, poskytujú rámce, podporujú, keď sa vyskytnú problémy, zvyšujú kompetencie tímov prostredníctvom dialógu a koučovania. Najmä teraz, v čase sociálnej vzdialenosti a práce vo virtuálnom priestore, už často nie je možné rozkazovať a kontrolovať, alebo len s veľkým úsilím. Okrem toho sa opäť ukazuje význam interdisciplinarity a rozmanitosti. Tímy, ktoré sú vďaka svojej rôznorodosti zostavené veľmi odlišne – napríklad z hľadiska odborných znalostí alebo skúseností – sú pravdepodobne schopné rýchlejšie posúdiť situácie a vypracovať možné riešenia. Takíto členovia tímu môžu priniesť rôzne pohľady a odborné znalosti, pretože sa často navzájom viac stimulujú a spochybňujú riešenia, ktoré sú príliš zrejmé, čo je kľúčové v nových situáciách, keď osvedčené prístupy už nestačia.

Otvorený dialóg a objasnenie rolí

Udržujte dialóg so zákazníkmi, partnermi a zainteresovanými stranami. Aj keď sa priamo neuplatňujú agilné metódy, ako je Design Thinking alebo Scrum, ktoré vždy zahŕňajú intenzívne zapojenie zákazníkov, alebo vývoj produktov a služieb či projektová práca, dialóg so zákazníkmi a partnermi je nevyhnutný. Osobný, pravidelný, kritický a otvorený dialóg so zákazníkmi a partnermi vám umožní vybudovať a udržať si dôveru a spoločne rýchlo nájsť riešenia náročných situácií. Podporujú to explicitné úlohy a procesy. Napríklad, podobne ako pri úlohe vlastníka produktu zo Scrumu alebo systematickom procese zapojenia zákazníka v Design Thinking, explicitné úlohy sú vo všeobecnosti užitočné, pretože zabezpečujú, že sa niekto „stará“. V konečnom dôsledku je však pre úspech rozhodujúci prístup: partnerstvo na osobnej úrovni. A to nielen v princípe agilnej práce, ale všeobecne: agilita alebo agilná práca je oveľa viac než len používanie metód a nástrojov. Je to otázka prístupu. Je to postoj k učeniu, skúšaniu vecí a viere, že ľudia môžu a chcú dosiahnuť úspech bez toho, aby ich niekto usmerňoval a kontroloval. Prístup otvorenosti, transparentnosti a dialógu. To uľahčuje prekonanie krízy spôsobenej koronavírusom a riešenie ďalších výziev sveta VUCA.

Agilné princípy v kocke

• Detské kroky: krátke cykly, rýchly prechod k činnosti – skúšanie vecí, „prototypovanie“ namiesto zložitých koncepcií a presných plánov na niekoľko nasledujúcich týždňov.
• Krátkodobé výsledky: pocit úspechu, zameranie na reflexiu a učenie.
• Vizualizácia, transparentnosť plánov, pokroku, výsledkov, času; vhodný priestor.
• Efektívna komunikácia a rozhodovanie: jasné ciele, úlohy, proces, vhodný priestor.
• Samostatne riadené tímy: s vlastníctvom, jasnými úlohami a voľnými zdrojmi.
• Zapojenie zákazníkov alebo dôležitých zainteresovaných strán zakotvené v úlohách alebo procesoch a ako postoj: pravidelný dialóg a spoluvytváranie pri osobnom kontakte.