Rád by som dnes upozornil na dva klasické neduhy, ktoré sa v projektoch, v spojení s touto témou, vyskytujú. Prvým z nich je, že sa Project Charter nevyplní ihneď v úvode projektu, ale až na jeho konci ako také nutné administratívne zlo. Takto vnímať Zakladaciu listinu je samozrejme chyba, pretože sa nejedná len o obyčajný kus papieru, ktorý by sme mohli považovať za zbytočnú byrokraciu, ale má svoj zásadný účel už na konci Define fázy. Hlavným účelom zakladacej listiny je odsúhlasiť si zadanie projektu a overiť si, že mu všetci členovia tímu rozumejú. Ďalej je potreba nechať tento dokument potvrdiť sponzorom alebo šampiónom projektu a získať tým mandát k postupu do ďalšej projektovej fázy. Určite by som nepodceňoval ani užitočnosť Project charteru v oblasti komunikácie, pretože v úvodných fázach sa o projekt bude zaujímať širšia skupina ľudí – stakeholderov a Project charter môže byť veľmi užitočným prostriedkom, akým informácie o projekte prenášať.

A tým sa vlastne dostávame k druhej typickej chybe, súvisiacej so zakladajúcou listinou, a to je jej príliš veľký detail alebo rozsiahlosť. Častokrát sa stretávam s tým, že Project charter má až niekoľko strán veľmi podrobných definícií a informácií, čo určite nie je žiadúce, pretože to odradzuje čitateľov. Nie každý je ochotný si čítať takto dlhé texty a ani to nie je nutné. Doplňujúce informácie o projekte sa samozrejme môžu zaznamenávať v iných projektových dokumentoch, ale Project charter by mal mať kompaktnú podobu, typicky na jednu alebo maximálne dve stránky formátu A4. Mal by obsahovať len základné informácie typu, ako sa projekt volá, informácie o členoch projektového tímu, plánovanú dobu realizácie projektu, prípadne už prvé informácie o tom, čo je alebo nie je v rozsahu projektu, ďalej informácie o tom, aký je cieľ a prínos projektu. To sú informácie, ktoré od zakladacej listiny očakávame a nie je teda nutné tvoriť príliš dlhý a komplikovaný text.

Na záver by som rád odporučil, aby ste zakladaciu listinu nenechávali odsúhlasiť len ústne, ale radšej si vyžiadali podpis Project charteru od členov tímu. Týmto získate informáciu o tom, kto je skutočne zaviazaný k dodaniu projektu a kto prípadne váha. Myslím, že z pohľadu členov tímu aj z pohľadu sponzora by to nemal byť problém, pokiaľ všetci zadanie chápu a súhlasia s ním. Pokiaľ sa niekto zdráha zakladaciu listinu podpísať, môže sa táto vec ešte včas prediskutovať, môžeme sa spýtať aké sú dôvody a tieto veci uviesť do poriadku. Keby sme sa na tieto problémy a nedorozumenia narazili až neskôr v projekte, môže to znamenať značné nepríjemnosti s omnoho horším dopadom.

V budúcom článku by som sa chcel zamerať už na fázu Measure, konkrétne na procesné mapovanie.

Autor: Libor Čadek, ICG