Naši partneri sú často motivovaní digitalizáciou a automatizáciou procesov s využitím AI agentov, RPA rutín a celkovou elimináciou papierovej agendy v spoločnosti. Všetko s cieľom skrátiť priebežné lehoty, znížiť chybovosť a predovšetkým uvoľniť kapacitu tímu. Procesný audit preto slúži nielen na analýzu a mapovanie procesov, ale aj na vytvorenie plánu transformácie a zmeny spoločnosti. Výstupom auditu je plán implementácie drobných automatizačných riešení, AI agentov alebo nasadenie podporných aplikácií na digitalizáciu manuálnej / papierovej práce. Procesné audity sa čoraz častejšie používajú ako základ pred výberom a nasadením systémov CRM alebo ERP, pretože bez zmapovania a vyčistenia procesov môže byť implementácia zdĺhavá a komplikovaná.

Ako postupujeme

1. Vytvorenie procesného modelu – Začíname zostavením procesného modelu – prehľadu všetkých procesov v rozsahu auditu. Zvyčajne ich štruktúrujeme podľa životného cyklu zákazníka. Ďalej (ak patrí do rozsahu auditu) zmapujeme podporné procesy, ktoré tvoria zázemie pre chod spoločnosti – zvyčajne IT, HR, právne oddelenie, compliance, finančné procesy atď. Tieto procesy bývajú viac štandardizované. Veľmi často sú však kandidátmi na automatizáciu a digitalizáciu.
2. Pre-audit a výber procesov – Z procesného modelu vyberieme najčastejšie vykonávané a kapacitne najnáročnejšie procesy, ktoré majú významný dopad na kapacitu ľudí, zákaznícku skúsenosť alebo majú najväčší potenciál z hľadiska digitalizácie a nasadenia AI.
Výstupom je matica priorít, ktorá identifikuje konkrétne procesy s potenciálom.
3. Podrobné „end-to-end“ mapovanie a analýza procesov – V priebehu nášho mapovania sa zameriavame na analýzu úzkych miest. Tá obsahuje dva prístupy – procesný a kapacitný.

Procesná analýza
Vybrané procesy zmapujeme „end-to-end“, t. j. podrobnejšie, kde sa zameriavame na:
• Úzke miesta a čakanie, zbytočné odovzdávanie
• Papierové agendy
• Ručné prepisovanie dát, rutinné opakujúce sa kroky
• Chyby a prepracovanie (rework)
• Rutinné činnosti, ktoré je možné štandardizovať alebo automatizovať
• Prepojenia medzi systémami
Na základe našich zistení formulujeme hypotézy na zlepšenie a overujeme ich realizovateľnosť a prínosy. Prínosy potvrdzujeme na základe dát, kde využívame kapacitnú analýzu:

Kapacitná analýza
Pri kapacitných auditoch sa zameriavame na celý tím ako celok. Monitorujeme aktivity, ktoré tím vykonáva a snažíme sa pripraviť model rozdelenia ich pracovnej doby v hodinách. Tým získame informáciu o konkrétnej alokácii jednotlivých procesov. Pomáha nám to vyčísliť „prínos“ navrhovanej optimalizácie tým, že dokážeme vypočítať, koľko % z danej alokácie môže spoločnosť ušetriť implementáciou daného opatrenia.

4. Návrh optimalizácie – Na základe výstupov z analýzy generujeme návrhy riešení, ktoré prioritizujeme. Zameriavame sa na kategórie oblastí:
• Procesné zmeny (eliminácia procesov, zjednodušenie)
• Využitie AI a RPA, t. j. automatizácie: strojové vykonávanie krokov, ktoré predtým vykonával človek
• Projektové / systémové zmeny
• Organizačné zmeny
• Digitalizácia: prevod papierových / analógových vstupov do digitálnej podoby a ich extrakcia a automatizácia

Typické výstupy auditu:
• Procesný model (katalóg procesov s popisom na viacerých úrovniach detailu)
• „End-to-end“ procesné mapy a zoznam úzkych miest a plytvania
• Zoznam príležitostí s odhadom náročnosti implementácie a prínosom (zvyčajne ušetrené hodiny)
• Kapacitný model tímov – v prípade potreby
• Návrh ďalšieho postupu (plán implementácie)
• Zoznam požiadaviek na zmenu a návrh aplikácií, ktoré pomôžu doručiť danú zmenu