Automatizácia čiastočných procesov

Ak ide iba o digitalizáciu časti procesov v rámci jedného oddelenia, pomôžeme vám s návrhom a dizajnom procesov aj s výberom konkrétneho riešenia. Veľmi často sa nové riešenie (aplikácia, systém, RPA) implementuje kvôli širokej škále funkcií a nástrojov daného riešenia. Zásadné je však vybrať presne to, čo potrebujete, a predovšetkým dobre popísať nový funkčný proces s danou automatizáciou.

Implementácia ERP a CRM systémov

Ak ide o optimalizáciu viacerých procesov alebo celej spoločnosti a spoločnosť je pripravená na zavedenie komplexného ERP systému, postupujeme nasledovne:

Najskôr je potrebné pripraviť spoločnosť na túto zásadnú zmenu. ERP a CRM systémy pomáhajú zvýšiť efektivitu procesov (a samozrejme aj ľudí), preto je potrebné dobre pochopiť procesy a nastaviť ich fungovanie so systémom. S internými tímami zvyčajne realizujeme sériu workshopov na témy:

• Porozumenie a mapovanie procesov: V prvom kroku sa zameriavame na pochopenie dotknutých procesov v spoločnosti a najmä na ich vzájomné súvislosti. Napríklad stredobodom retailovej spoločnosti môže byť objednávka, ktorá potrebuje veľa vstupov z iných procesov: informácie o zákazníkovi, type produktu, priradenej cene. Okrem toho musí objednávka zabezpečiť vyskladnenie a logistiku, fakturáciu a možnosti platby. Tu vidíme dôležitú previazanosť niekoľkých procesov naprieč spoločnosťou. Vo výrobných procesoch je táto previazanosť niekedy ešte väčšia.
• Zber požiadaviek: Spolu s klientom zhromažďujeme všetky požiadavky týkajúce sa nového systému, pričom sa primárne sústredíme na systémové požiadavky na procesy.
• Návrh nových procesov: Na základe zhromaždených požiadaviek navrhujeme a dizajnujeme základ nových procesov. Cieľom je ukázať klientovi ideálnu formu procesného toku v spoločnosti, najskôr na koncepčnej úrovni a potom v detailoch.
• Pripravíme základný dátový model. Po odsúhlasení koncepcie s klientom sa zameriavame na podrobnejšie prepojenie modulov pomocou dátových tokov. Vytvoríme dátový model a navrhneme, ktoré moduly sú pre klienta relevantné a ktoré nie.
• Pomáhame pripraviť zadávaciu dokumentáciu pre systémového implementátora. Môžeme aj odporučiť systémy, ktoré by mohli spĺňať dané požiadavky, a v prípade potreby budeme pôsobiť ako projektoví manažéri na strane klienta.
• Často pôsobíme ako „partner pre zmenu“ – teda pripravíme aj komunikačný plán pre celú spoločnosť a zastrešíme change manažment – riadenie zmien.

Výstupy procesu:

• Vytvorenie konceptu a procesného dizajnu, ako by spoločnosť mohla fungovať s novým systémom.
• Zoznam modulov potrebných na prevádzku procesov v rámci vybraného ERP systému.
• Detailný zoznam požiadaviek na vytvorenie zadania pre dodávateľa systému (vendor).
• Pomoc klientovi s hľadaním vhodného dodávateľa ERP systému.
• Vytvorenie kvalitného zadania pre cenovú ponuku s presnou a kompletnou dokumentáciou.
• Pomoc s business analýzou či projektovým manažmentom implementácie systému.

Ak chcete digitalizovať a automatizovať procesy, odporúčame procesný audit so zameraním na digitalizáciu. Ak potrebujete merať a optimalizovať procesy v celej spoločnosti, môžeme vám pomôcť zaviesť procesne orientovanú organizáciu.

Máte záujem o Procesný dizajn pre váš ERP systém? Kontaktujte nás, pripravíme vám ponuku na mieru.