ICG Slovakia

Prebudenie emočnej energie pre zmenu

Naštartovanie relevantných transformácií vyžaduje silnú energiu na zmenu. Tá je generovaná pozitívnym emocionálnym zapojením dôležitých kľúčových ľudí – poháňaná určitým „strachom“ z toho, že nedokážu držať krok s vývojom, alebo túžbou po nových riešeniach nadchádzajúcich výziev VUCA sveta. Emocionálna angažovanosť a energia pre zmenu vznikajú predovšetkým prostredníctvom otvorenej komunikácie, napríklad priamym dialógom so zákazníkmi, užívateľmi, partnermi a otvorenou výmenou názorov so zamestnancami naprieč firemnou hierarchiou.

Súčinnosť „inside and outside the skin” od samého začiatku

Úspešné procesy zmeny vyžadujú pozornosť k tomu, čo je viditeľné (outside the skin), ako sú štruktúry, procesy, systémy atď., ako aj k veciam, ktoré nie sú bezprostredne viditeľné (inside the skin), ako je správanie, presvedčenie, predpoklady atď. Vnútorné a vonkajšie procesy musia prebiehať súčasne a v dobrom načasovaní, aby sa pokrok v obsahovom a psychosociálnom vývoji vzájomne obohacoval a pozitívne sa posilňoval.

Rýchle zhmotnenie nových vecí

Skúsenosti s úspechom v krátkom časovom horizonte sú palivom pre udržateľný rozvoj a sú dôležité z troch dôvodov. Akonáhle niečo dosiahneme v zvládnuteľnom čase, náš mozog uvoľňuje dopamín. Tiež učenie prebieha iba prostredníctvom pokusov a omylov a vyhodnocovaním získaných skúseností. Po tretie, krátkodobé úspechy relevantné pre podnikanie poskytujú všetkým skeptikom a vyčkávajúcim či ľahostajným zamestnancom dôkaz istoty, že zmeny sú zmysluplné a uskutočniteľné. Tieto hmatateľné úspechy môžu prísť prostredníctvom agilných šprintov, rýchlych výsledkov („Rapid Results“) alebo modelovania nových konceptov. Odporúčame však obozretnosť pred takzvanými rýchlymi víťazstvami, pokiaľ ide len o povrchnú liečbu symptómov.

Utváranie významu a inšpirácie viery v budúcnosť

Ľudia chcú byť súčasťou atraktívnej budúcnosti. V tomto úsilí mnohé vedie zdieľaný účel, teda zmysel, na základe ktorého firma, organizačná jednotka alebo projekt stojí. Silné iniciatívy zmien preto potrebujú aktivity, ktoré zapoja kľúčových ľudí pracujúcich na spoločnom, zmysluplnom účele a atraktívnej vízii. S plným vedomím toho, že vo VUCA svete vyzerá budúcnosť vždy inak, než sa očakáva, potrebujeme všetci vierohodné a príťažlivé predstavy o budúcnosti, aby sme sa pozitívne naladili na prijatie nového a opustili pohodlie minulých vzorcov úspechu.

Pomoc ľuďom pri transformácii

U väčšiny ľudí je mozog naprogramovaný na osvedčené a známe veci. Nadšení dobrodruhovia a divokí inovátori sú teda v menšine. Výsledky výskumu mozgu ukazujú, že hrozby plynúce z neistoty ohľadom budúcnosti, zmeny známeho prostredia alebo sociálneho postavenia vedú k prehnanej emočnej reakcii v limbickom systéme („Bojuj, alebo uteč“). Preto musí efektívne riadenie zmien vedome pomáhať viesť ľudí od starého k novému. Dobré komunikačné procesy, vedenie a podpora pri opúšťaní starých vzorcov a učení sa sú vysoko relevantnými opatreniami pre zapojenie ľudí do projektu zmeny. Odpor teda môže byť aj zdrojom, ktorý treba dobre využiť.

Posilnenie pocitu komunity

Pred tisíckami rokov sa ľudia organizovali do „kmeňov“ a v komunite hľadali bezpečie a ochranu. Pokiaľ ľudský mozog vníma v organizačnom prostredí pozitívne spoločenstvo, uvoľňuje sa hormón šťastia oxytocín. Preto je potrebné pri zmenách, rovnako ako v športe, vytvárať situácie, v ktorých možno zažiť spoločenstvo. Len tak je možné dosiahnuť vysoký výkon, prekonať výzvy a prebudiť pozitívnu energiu. Tímové akcie na projektoch, teambuildingy s vedúcimi pracovníkmi a zahrnutie všetkých zúčastnených do významných projektov a udalostí, dávajú pocit, že ste súčasťou komunity. Preto by procesy rozdelenia alebo reštrukturalizácie organizačných jednotiek, ktoré sú pri zmenách často nevyhnutné, mali byť vždy koncipované s čo najväčšou transparentnosťou a citlivosťou.

Rozvoj dobrovoľníctva nabitého pozitívnou energiou

Hnutia vznikajú vďaka vedúcim myšlienkam a ľuďom, ktorým sa darí prebúdzať túžby, pôsobiť ako vzory, a predovšetkým získavať na svoju stranu ďalších prispievateľov. Transformačné iniciatívy potrebujú od samého začiatku vnútorne motivovaných priekopníkov, ktorí sú veci oddaní, a neboja sa ísť ani proti aktuálne prevládajúcemu názoru. Okrem toho sú potrební dobrovoľníci, ktorí pracujú na konkrétnych projektoch bez toho, aby mysleli na kariérny rast alebo odmenu, a ktorí sú tiež ochotní urobiť „niečo navyše“. Rôznorodé tímy zložené z dobrovoľníkov sú základom hnutia zmeny. Aby mohli v organizačnom prostredí fungovať, mal by sa zmeniť aj tradičný, autoritatívny prístup vedenia „zhora nadol“ a zamestnanci by mali byť prizvaní k účasti na stanovovaní cieľov. Podporte a motivujte tieto iniciatívy, aby sa nestali sektou s „tunelovým videním“.

Odstránenie prekážok

Zmena tiež znamená odpútanie sa od predchádzajúceho stavu a odstránenie prekážok. Aby sa nové správanie ujalo, je často nutné uvoľniť existujúce hranice. Obzvlášť obľúbené systémy riadenia (MbO, plánovanie a kontrola, kariérny systém atď.) a existujúce štruktúry (s vysokou deľbou práce, komisie a porady, zložitá matica atď.) silne bránia zmysluplnej renovácii. Zmena preto znamená aj vytvorenie nových rámcových podmienok pre udržateľné správanie, očistenie organizácie od pravidiel a predpisov a niekedy aj začatie radikálnej štrukturálnej obnovy.

Zaistenie stabilných prvkov

Bez stabilných prvkov vytvára zmena iba chaos. Umenie efektívnej transformácie spočíva v tom, že uvádza veci do pohybu, ale zároveň vytvára istotu prostredníctvom stabilných prvkov. Tie sú nevyhnutné na to, aby sa ľudia a organizácie mohli vydať na cestu obnovy. Príklady stabilizačných prvkov pri zmene sú: zásady a hodnoty, príťažlivá vízia, autenticky konajúci lídri, komunikačné udalosti, dočasné štruktúry, stabilné zloženie tímu alebo niekoľko ústredných pravidiel hry. Dobre navrhnutá súhra medzi stabilitou a zmenou vyžaduje priebežné procesy reflexie a ochotu vedenia vnímať zmenu ako proces osobného a organizačného učenia.

Dôsledné vedenie

Vedúci pracovníci preberajú pri transformácii ústrednú úlohu. Pracovníci top manažmentu musia mať sami jasno o vízii zmeny, dôsledne reprezentovať budúci smer a poskytovať potrebnú voľnosť a rámec. Stredný manažment a vrcholoví manažéri musia byť tiež pripravení sa sami učiť, rozvíjať svoje myšlienky a správanie a prijímať nové role pre efektívnu zmenu. Efektívne riadenie zmien takmer vždy vyžaduje dôsledný rozvoj vedúcich pracovníkov a koučovanie individuálneho rozvoja kľúčových osôb, pretože vedúci pracovníci na všetkých úrovniach sú vnímaní ako meradlo závažnosti zmeny. Sú tak plne v centre pozornosti a zároveň sa ich zmena osobne dotýka.

Fungovanie v „učiacich sa slučkách“

Sociálne systémy nemožno prebudovať alebo zmeniť pomocou presného projektového plánovania. Je nutné konať v „učiacich sa slučkách“, ktoré umožňujú priebežnú korekciu. Je potrebné cielene nastaviť intervencie a následne dôsledne vyhodnocovať výsledky opatrení, aby bolo možné na ich základe nastaviť nové intervencie. Iniciatívy zmeny potrebujú zmysluplné ambície a hrubý plán, podľa ktorého sa budú orientovať kratšie kroky a priebežne vyhodnocovať konkrétne opatrenia prostredníctvom revízií a retrospektív. Plán zmien preto nie je plánom projektu, ale skôr náčrtkom plánov, ktoré možno pružne upravovať.

Využívanie existujúcich zdrojov

Rozvoj vyžaduje silné stránky a zdroje, na ktorých je možné stavať. Každý sociálny systém má zvláštne vlastnosti, vďaka ktorým bol v danom prostredí doteraz životaschopný. Tieto vlastnosti a kľúčové ľudské zdroje si treba uvedomiť a použiť ich ako zdroj zmysluplných zmien. Súčasne je potrebné pozorne sledovať, aké zdroje budú potrebné na zvládnutie výziev budúcnosti, aby mohli byť v potrebnom rozsahu rýchlo vybudované alebo získané.