V dnešnom diele sa zameriame na zber dát v procese, a na štyri oblasti, v ktorých sa pri ňom chybuje.

Prvé, čo by som odporučil, je skutočne nepodceňovať silu ručného merania procesných dát. Stále častejšie sa stretávam s tým, že vo firmách existujú databázy, ktoré priebežne merajú proces (bývajú napríklad súčasťou softvéru výrobných technológii). Vzniká tak pokušenie využiť pri zbere dát záznamy s týchto databáz. To nemusí byť v zásade zle, ale v niektorých prípadoch z nich nedostaneme kompletný obrázok o procese a prichádzame o zásadné poznatky, ktoré pri analýze môžu mať vplyv. Je preto dôležité ísť osobne, fyzicky do procesu, stráviť tam niekoľko dní (kľudne aj 2-3 týždne) a merať dáta z procesu ručne, presne podľa definovanej podoby a charakteristiky.

Ďalšia oblasť, na ktorú by som sa zameral, sú správne operačné definície, tzn. správny postup merania. Stáva sa, že nedefinovanie meracieho postupu je podcenené a výsledná definícia je vágna alebo viacznačná. To môže viesť k tomu, že pokiaľ je proces meraný v priebehu projektu viacerými ľuďmi, každý si postup vyloží po svojom. Zozbierané dáta sú potom neporovnateľné alebo sa s nimi ťažko pracuje ako s jedným súborom. Ideálne je si k stanoveniu operačnej definície prizvať ľudí, ktorí budú proces merať. Je nutné, aby definíciu veľmi presne pochopili, aby dáta, ktoré potom podľa nej budú zbierať, boli konzistentné. V operačnej definícii môžeme použiť ich terminológiu, kľudne aj slang z procesu.

S tým súvisí aj testovanie merania – dvakrát meraj, jedenkrát rež! Než sa pustíme do reálnych, ostrých meraní, je potrebné si overiť, či bolo všetko nastavené a vysvetlené správne. Samozrejme existuje analýza meracieho systému (MSA, Measurement System Analysis), prípadne je podporená nástrojom Gage R&R. Aj pokiaľ nechcete použiť takýto sofistikovaný prístup, alebo napríklad v meraní čisto procesných časov (napr. v administratíve), odporúčam, aby sa meranie v procese otestovalo nanečisto. Testujte s tými ľuďmi, ktorí budú proces merať, overíte si tak, či všetkému rozumejú a či záznam dát bude konzistentný.

V neposlednom rade je treba nezabudnúť na správnu komunikáciu. Zameriavať sa nie len na tvrdé nástroje a pravidlá pri meraní dát z procesu, ale aj na správne a trpezlivé vysvetľovanie. Samozrejme je to citlivá téma. Keď sa niekto v procese vyskytne s tým, že meria dáta, obzvlášť dáta o ľuďoch, tak to môže vyvolávať rezistenciu a nevôľu účastníkov procesu. To je úloha pre šampióna projektu, často a opakovane sa vracať k ľuďom a vysvetľovať, čo je účelom merania. Samozrejme aj Green Belt / Black Belt môže prispieť svojou ústretovou komunikáciou. Pokiaľ nepodceníme ľudskú stránku situácie, môže sa to vyplatiť. Ľudia sa otvoria, behom merania sa napríklad zmienia o ďalších situáciách, ktoré môžu v procese nastávať a je možné naviazať zaujímavý a intenzívny vzťah. V opačnom prípade sa nedostatok správnej komunikácie môže obrátiť proti vám.

V ďalšom diele sa zameriame na spôsobilosť procesu.

Autor: Libor Čadek, ICG